INFORMATION SYSTEM AND TECHNOLOGY

THE FIRST EVER SAP IMPLEMENTATION IN THE INDIAN RECLAIMED RUBBER INDUSTRY

( CASE STUDY : GUJARAT RECLAIM & RUBBER PRODUCTS, LTD )

I. INTRODUCTION

Penerapan ERP, salah satunya melalui penggunaan software atau modul SAP, seperti SAP R/3, merupakan suatu pekerjaan dan tantangan berat bagi manajer, karena memerlukan banyak perubahan didalam organisasi. Perubahan ini meliputi alat, SDM, dan atau proses bisnis. Sehingga keseluruhan proses perubahan ini biasanya membutuhkan waktu hingga beberapa tahun.

Penerapan SAP didalam organisasi melibatkan beberapa stakeholders, terutama technical support organization maupun end users dari software SAP tersebut. Hasil akhir yang diharapkan dari penerapan SAP meliputi perbaikan arus komunikasi di seluruh level organisasi dan peningkatkan ROI ( Return On Information ), sehingga memungkinkan semua karyawan maupun manajer diseluruh bagian organisasi dapat bekerja dengan mengunakan informasi yang sama, baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya.

Penerapan SAP pada industri manufaktur karet merupakan hal yang pertama kali terjadi didalam sejarah industri informasi dan teknologi. Selain itu implementasi SAP pada Gujarat Reclaim & Rubber, Ltd ini merupakan success story yang menarik untuk dipelajari lebih mendalam.

II. COMPANY BACKGROUND

Gujarat Reclaim merupakan perusahaan yang beroperasi disektor industri manufaktur produk daur ulang berbahan dasar karet. Perusahaan yang berkantor pusat di India ini merupakan perusahaan manufaktur terbesar di negaranya dan termasuk dalam salah satu perusahaan lima terbesar diseluruh dunia.

Dengan didorong oleh visi manajemen yang selalu berusaha memberikan nilai lebih kepada para pelanggannya, Gujarat Reclaim percaya bahwa dengan meletakkan pelanggan pada drivers seat akan mampu membuatnya memahami keinginan pelanggan dengan lebih baik. Gujarat Reclaim menyadari bahwa seiring dengan keinginannya untuk bersaing secara global dikancah internasional, selain dituntut agar dapat berproduksi secara efisien, kualitas berstandar internasional, serta mampu untuk membuat keputusan dengan cepat dan tepat, mereka harus memiliki suatu sistem dan proses yang bisa mendukung perusahaan untuk meraih reputasi sebagai perusahaan yang innovative dan aksesibel bagi para pelanggannya.

Keinginan untuk bersaing secara global membuat Gujarat Reclaim berusaha mengembangkan aktivitas operasionalnya, yaitu dengan menggunakan pendekatan benchmarking kepada industry best practices. Hal ini bertujuan untuk mencapai perbaikan operasional dan untuk mencari proses bisnis yang standar diseluruh fungsi organisasinya.

III. EXISTING INFORMATION SYSTEM

Gujarat Reclaim merasa bahwa teknologi dan sistem informasi saat ini tidak mampu mendukung misinya untuk berkembang secara global. Sistem saat ini dirasa tidak mampu memberikan keterbukaan informasi yang merupakan persyaratan mutlak untuk mewujudkan kecepatan dan ketepatan dalam proses pengambilan keputusan.

Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa telah terjadi inequality dari arus informasi didalam organisasi. Hal ini mengakibatkan tiap-tiap bagian / fungsi dari organisasi memiliki informasi yang berbeda-beda yang tidak mudah untuk diakses satu sama lain. Inilah yang mengakibatkan inefisiensi pada kinerja organisasi.

Hal nyata yang terjadi adalah proses bisnis pada Gujarat Reclaim masih dikendalikan oleh people, belum ada sistem yang dapat mengendalikan aktivitas operasional yang akan memungkinkan arus informasi didalam tubuh Gujarat Reclaim terbagi secara merata diseluruh bagian organisasi. Singkat kata, ketersediaan sistem akan membuat kinerja Gujarat Reclaim menjadi lebih efektif dan efisien.

IV. NEW SYSTEM

Sebagai upaya untuk mewujudkan visi peusahaan dan untuk memungkinkannya bersaing secara global, maka keputusan untuk menerapkan SAP didalam perusahaan merupakan pilihan investasi yang tepat. Tujuan akhir implementasi SAP tersebut yaitu :

1. Untuk membuat suatu sumberdaya informasi yang terintegrasi.

Meliputi : integrasi antara general ledger, order entry, billing system, inventory system, shop floor control, dan manufacturing operation.

2. Untuk dapat menciptakan proses bisnis yang efektif dan efisien, yang merupakan perampingan dari proses bisnis yang telah ada sebelumnya.

Selain itu SAP merupakan solusi atas keinginan perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh proses didalam organisasi, atau yang lebih dikenal dengan sebutan Enterprise Resource Planning ( ERP ).

Untuk memastikan keberhasilan penerapan SAP didalam organisasi, Gujarat Reclaim memilih strategic partner yang memiliki kompetensi yang bagus di bidang IT, meliputi kemampuan dibidang software, memiliki culture yang sesuai dengan iklim didalam perusahaan, dan memiliki pengetahuan mengenai domain yang baik. Partner tersebut adalah Patni, perusahaan yang sudah berpengalaman selama puluhan tahun dalam implementasi SAP.

Kunci utama keberhasilan sistem baru ini adalah peran aktif dari end-users. Kesediaan untuk mau menerima perubahan didalam organisasi merupakan langkah awal dari peran aktif end-users tersebut. Sebaliknya, sikap resisten terhadap perubahan dapat menjadi faktor pemicu kegagalan penerapan sistem baru, dan berpotensi menimbulkan kerugian yang besar bagi organisasi.

Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah dukungan dari senior manajemen atau CEO, dalam hal ini disebut sebagai project champion. Partisipasi CEO akan memberikan kontribusi yang signifikan atas keberhasilan penerapan SAP ini. CEO Gujarat Reclaim meluangkan sebagian besar waktunya untuk mengkomunikasikan mengenai peran SAP dalam mendukung tercapainya visi perusahaan untuk menciptakan nilai bagi pelanggan. Sehingga secara tidak langsung, pengkomunikasian visi ini akan memberikan semangat kepada para staf dan sekaligus memberikan arahan yang jelas mengenai arah dan tujuan organisasi serta akan memuluskan jalan Gujarat Reclaim untuk menggunakan perubahan ini sebagai motor untuk menciptakan pertumbuhan bagi organisasi.

V. RESULT

Selama delapan bulan beroperasi dengan menggunakan sistem baru, dengan mengadopsi industry best practices yang terdapat dalam modul SAP, Gujarat Reclaim telah merasakan adanya perubahan yang signifikan. Hal ini terlihat dari : (1) perputaran persediaan yang lebih baik, (2) terciptanya struktur biaya yang lebih rendah, (3) kemampuan untuk memperbaiki proses perencanaan dan akurasi waktu dalam pengiriman, (4) flexibilitas dalam memberikan harga kepada konsumen sebagai hasil dari adanya transparansi pada struktur biaya perusahaan, dan (5) kemampuan untuk memberikan penawaran produk yang beraneka ragam kepada pelanggan. Secara umum dapat dikatakan bahwa implementasi SAP ini akan merubah semua pendekatan yang dilakukan oleh Gujarat Reclaim dalam menjalankan aktivitas bisnisnya.

Kemudian, benefit lain yang didapat oleh Gujarat Reclaim yaitu SAP akan membantunya bersaing secara global sebagai perusahaan multinasional. Hal ini sangat memungkinkan karena dengan SAP, headquarter dengan cepat dan mudah akan mengetahui segala aktivitas operasional yang terjadi di seluruh anak perusahaan yang tersebar di berbagai belahan dunia secara real time. Sehingga, segala fenomena yang terjadi pada setiap anak perusahaan dapat diketahui dengan cepat dan segera ditangani serta tindakan korektif dapat segera diambil demi terwujudnya visi perusahaan yaitu menciptakan nilai kepada pelanggan secara berkesinambungan.

VI. CONCLUSION

Berdasarkan kasus yang terjadi pada Gujarat Reclaim, yaitu mengenai implementasi SAP pada industri manufaktur karet, kita dapat mengambil beberapa pelajaran berharga mengenai pentingnya penerapan ERP, dalam hal ini Gujarat Reclaim mengunakan SAP, didalam mendukung strategi bisnis perusahaan.

Seperti yang telah penulis jelaskan sebelumnya bahwa investasi pada pembuatan sistem ERP memiliki nilai yang sangat besar dan berpotensi menimbulkan kerugian bagi perusahaan jika suatu project ERP tidak dikelola dengan baik. Selain itu implementasi ini membutuhkan proses waktu yang cukup lama, sehingga berpotensi mengganggu aktivitas perusahaan. Hal ini dikarenakan sebagian besar sumberdaya, seperti SDM, dialokasikan untuk mempersiapkan project ERP tersebut.

Agar sukses, beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengimplementasikan ERP didalam perusahaan yaitu :

1. Company Vision.

Setiap perusahaan harus memiliki keinginan atau cita-cita yang jelas mengenai masa depan perusahaannya. Cita-cita ini akan diperjelas dalam bentuk misi dan kemudian misi ini akan diwujudkan melalui sebuah strategi corporasi. Perusahaan, dalam hal ini perusahaan yang melakukan investasi pada ERP, harus menjadikan ERP menjadi sebuah strategi untuk mencapai cita-citanya. Hal ini bertujuan agar implementasi ERP dapat mendatangkan value bagi para stakeolders dan diharapkan dapat meraih serta mempertahankan competitive advantage. Jika perusahaan tidak memiliki visi yang jelas, maka penerapan ERP didalam perusahaan hanya akan memperbesar kran biaya perusahaan. Perusahaan hanya akan menjadi follower bagi perusahaan lain. Akibatnya perusahaan gagal untuk menciptakan value dan wealth bagi para stakeholders.

2. Size of The Firm

Keakuratan dalam mengidentifikasi pangsa pasar, pelanggan potensial, dan ukuran relatif suatu perusahaan didalam industri dapat memperbesar tingkat probabilitas keberhasilan penerapan SAP didalam perusahaan. Idenya adalah agar perusahaan mengetahui seberapa besar kemampuan internalnya untuk dapat melayani pelanggan dengan baik. Hal ini sejalan dengan kasus pada Gujarat Reclaim yang selalu ingin meningkatkan delivery value kepada para pelanggannya disaat kondisi internal perusahaan tidak mampu melakukannya, sehingga solusi terbaik yang dipilih Gujarat Reclaim adalah implementasi ERP.

3. Level of Competitiveness

ERP akan sangat bermanfaat bagi perusahaan jika mereka berada pada industri yang sangat kompetitif. Ancaman yang datang dari para pesaing bisnis harus dihadapi dengan suatu tindakan yang dapat menciptakan competitive advantage dan berorientasi pada value creation kepada pelanggan.

4. Funding Method

Ada beberapa pilihan dalam menadai project ERP, yaitu : (1) pembiayaan sendiri, (2) pembiayaan dengan menggunakan dana pihak ketiga, dan (3) outsource / sewa. Masing-masing pembiayaan memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri. Hal yang perlu diperhatikan adalah tingkat kesesuaiannya terhadap kemampuan perusahaan, agar tidak menganggu arus kas jangka pendek perusahaan karena project ERP ini bersifat jangka panjang serta tidak dapat memberikan financial return secara langsung.

5. Implementation Strategy

Pendekatan yang dilakukan oleh perusahaan dalam penerapan project ERP merupakan salah satu faktor penentu kesuksesan. Kesalahan dalam mengadopsi pendekatan / metode implementasi akan berakibat pada: (1) semakin besarnya total biaya dan waktu yang dikeluarkan oleh perusahaan, (2) kebosanan dari end user & berubahnya tantangan bisnis akibat lambatnya proses implementasi ERP dan atau (3) kegagalan sistem secara keseluruhan. Beberapa strategi yang dapat dipilih perusahaan diantaranya adalah strategi pilot, parallel, phasing, atau cut over yang lebih populer dengan istilah strategi ”Big Bang.”

Adhitya Cahya Nugraha